Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM
100 % Vollzeit | unbefristet
Standort: Hochschule Karlsruhe
Aufgabengebiet:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen, Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten
- Unterstützung bei Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
- Mitwirkung bei der Strukturierung, Dokumentation und Aufbereitung von Arbeitsständen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung von Zuarbeiten für die Institutsleitung sowie stellvertretende Institutsleitung
Unser Angebot:
- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
- Zuschuss zum Jobticket BW / Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/m Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss
- Erste Berufserfahrungim Sekretariat, vorzugsweise mit Erfahrung in einer Wissenschaftseinrichtung
- Sehr gute PC-Kenntnisse (u.a. Microsoft Office)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit
Bewerbungen bitte ausschließlich über das Bewerberportal der Hochschule Karlsruhe unter Angabe der Kennzahl 6138. Bewerbungsschluss ist am 4. September 2026.